Kỹ năng lãnh đạo là kỹ năng giúp cho bạn có thể thiết lập và vận hành hệ thống con người trong đội nhóm, hoặc phòng ban linh hoạt. Để trở thành một nhà lãnh đạo thiên tài, bạn cần học hỏi và áp dụng kỹ năng lãnh đạo mỗi ngày: kỹ năng lắng nghe, biết dành thời gian, trò chuyện và trao quyền cho nhân viên và hướng dẫn để họ có thể làm tốt công việc…
kỹ năng giao tiếp để bạn có thể thành một thiên tài lãnh đạo
Lành đạo cần là một người lắng nghe tốt
Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn một cách tích cực. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, – Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill, cho biết.
Kỹ năng lắng nghe là cả một nghệ thuật dành cho lãnh đạo. Đó không chỉ đơn thuần là ngồi nghe. Nó đòi hỏi người nghe phải biết chủ động trong buổi nói chuyện. Nhà lãnh đạo cần lắng nghe để tiếp thu các ý kiến của cấp dưới, nhân viên và tìm ra mong muốn, nhu cầu của của họ để giải quyết vấn đề.
Trong các cuộc họp hay nói chuyện với nhân viên, để rèn kỹ năng lắng nghe tích cực, bạn nên chú ý:
- Tập trung: Bày tỏ sự tôn trọng với người nói là việc làm cần thiết.
- Hưởng ứng người nói: Đôi lúc khi bạn muốn khuyến khích người nói tiếp tục, gật đầu khi đồng ý.
- Giao tiếp bằng mắt, nhìn thẳng vào mắt người nói: đây là cử chỉ thể hiện sự tôn trọng họ.
- Không nên cắt ngang hoặc cướp lời người nói.
- Tóm tắt lại thông tin và đặt những câu hỏi thể hiện sự quan tâm của bạn khi người nói đã trình bày xong.
- Hạn chế mức tối đa việc sử dụng điện thoại di động hay làm việc riêng, đây là điều tối kỵ, lãnh đạo nhất thiết phải tránh để làm gương cũng như thể hiện sự tôn trọng cấp dưới và nhân viên của mình.
Dành thời gian cho nhân viên
Ông Jack Welch, nguyên Tổng Giám đốc của tập đoàn GE nói “công việc quan trọng nhất và khiến tôi bỏ nhiều thời gian nhất là lắng nghe và động viên nhân viên của mình”.
Bạn hãy thường xuyên dành thời gian kể tạo lập những cuộc nói chuyện trực tiếp với cấp dưới và các nhân viên trong công ty. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn.
Ngoài ra, thay vì chỉ gặp gỡ, trò chuyện trong các cuộc họp căng thẳng, lãnh đạo nên dành thêm một chút thời gian quan tâm đến đời sống của nhân viên trên công ty, hoặc có thể quan tân đến đời sống gia đình của họ.
Trò chuyện với nhân viên về công việc
Bạn nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.
Công việc bộn bề khiến bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nên bạn cần lưu ý rằng: công việc có thể không được hoàn thành vì thiếu thông tin giữa các đầu mối công việc và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết. Hãy luôn thông báo cho nhân viên đầy đủ và chính xác nhất các thông tin liên quan đến công việc như các dự án hay kế hoạch đang diễn ra tại công ty, để tránh quên hay chậm tiến độ bạn nên ghi chú lại trên điện thoại hay các ứng dụng điện toán đám mây phổ biên như OneNote, Sticky.
Bạn không cần quá khoa trương rằng – “công việc vĩ đại” hoặc “chúng ta có thể làm được điều đó“. Thay vào đó hãy đưa ra những mục tiêu cụ thể, rõ ràng và khả thi. Lắng nghe vấn đề của của mọi người và đề xuất những giải pháp thực tế. Hãy trở thành người hướng dẫn bằng cách chia sẻ chính những bài học bạn rút ra, chúc mừng những những nỗ lực của các nhóm và khen thưởng những thành tích đạt được. Thậm chí một lời “cám ơn” đơn giản cũng có hiệu quả rất cao nếu nó được nói ra từ người quản lý cấp cao.
Nhất quán trong quan điểm và thông điệp lãnh đạo
Bạn là người có quyền lực cao nhất trong một tổ chức, công ty, hoặc bạn đứng đầu và lãnh đạo đội nhóm thì bạn cần nhất quán trong những quan điểm và thông điệp của mình. Nghĩa là khi bạn triển khai hay phân công công việc cho cấp dưới và nhân viên, bạn cần quyết đoán và thống nhất ý kiến. Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.
Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất ngờ
Đừng để đến buổi họp định kỳ hay các cuộc tổng kết thường niên, các nhân viên mới phải giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Bạn là lãnh đạo, bạn cần chủ động cho họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện kỹ năng giao tiếp, và chuyên môn nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo luận về kết quả, so sánh với mục tiêu và đưa ra các phương hướng, kế hoạch hành động trong thời gian tới.
Nghệ thuật nói chuyện với tập thể cán bộ nhân viên
Vấn đề ở đây không chỉ đơn thuần là nghệ thuật giao tiếp trước công chúng, mà là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn. Đặc biệt là khi viết e-mail đồng gửi cho tập thể anh em cán bộ nhân viên. Bạn có thể luyện tập trước gương về các tình huống có thể xảy ra trong cuộc họp, các cuộc đàm phán hay thương lượng; để đảm bảo mỗi cuộc trò chuyện với nhân viên luôn hài hoà, đặc biệt không đụng chạm đến cá thể một vài nhân viên.
Nếu có khen hay biểu dương thành tích của một nhân viên nào đó, bạn nên đưa ra tập thể để khích lệ và tạo động lực cho nhân viên đó. Nhưng nếu như là phê bình hay chê trách ở mức độ ban đầu, bạn nên tế nhị gặp riêng chứ không nhất thiết đưa vấn đề đó ra tập thể, điều đó có thể ảnh hưởng đến danh dự và uy tín của nhân viên.
Đừng che đậy thông tin đằng sau các e-mail
Trong công việc, E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng. Nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân, các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm…, thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất. Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai đó rằng họ đang làm việc không hiệu quả. Do đó, bạn là lãnh đạo, và bạn nhất thiết phải trao đổi với nhân viên về tiến độ công việc hay năng lực của họ để họ cải thiện và thay đổi bản thân. Nếu có E-mail thì hãy giữ riêng tư những vấn đề cá nhân của mối nhân viên, đừng để họ rời khỏi công ty chỉ vì một lý do lãng xẹt là họ không hài lòng về e-mail của lãnh đạo.
Quan tâm tới việc đánh giá khách quan khả năng lãnh đạo và điều hành của bạn
Có khi nào bạn tự hỏi rằng liệu mình lãnh đạo có được sự tín nhiệm của nhân viên không? Có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn trên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ giúp bạn có được những phản hồi từ nhân viên, đồng thời gia tăng lòng trung thành của cấp dưới dành cho “sếp”.
Những công ty lớn – chẳng hạn như Facebook, Apple,… – có các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhân viên). Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Bạn có thể sử dụng phương thức tương tự.
Đây là một cách thức để đánh giá bản thân, vì người ngoài cuộc sẽ có cái nhìn khách quan hơn về bạn. Đồng thời, đây cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá những vấn đề khác, sự nỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn.
Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Lãnh đạo nên có đôi chút hài hước và tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình. Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng góp.
Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu rằng nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn. Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì sao?
Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách thức thông minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng với thời gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều hơn những suy nghĩ của họ.
Hành động trên những ý kiến đóng góp và phản hồi của nhân viên
Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên. Nhưng hãy đón nhận nó một cách tích cực, bình tĩnh và nhẹ nhàng. Phản ứng gay gắt hay phủ nhận hoàn toàn ý kiến đóng góp của một nhân viên là một hành động không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy.
Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các “sếp” trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn không đồng tình với họ.
Nói chung, kỹ năng lãnh đạo không phải tự nhiên có. Bạn phải được liên tục học tập, trau dồi kiến thức, rèn luyện và trải qua thực tế. Đừng nghĩ những người làm lãnh đạo là những người đã có tố chất sẵn và họ may mắn, tất cả đều nhờ vào sự cố gắng. Nếu bạn thật sự muốn trở thành lãnh đạo thiên tài, nhất là để quản lý sản phẩm, hệ thống và nhân viên một cách hợp lý và luôn quyết đoán và linh hoạt hơn khi đưa ra một quyết định nào đó về nhân sự, hệ thống hay sản phẩm của mình, hãy luyện cho mình những kỹ năng giao tiếp cơ bản của nhà lãnh đạo ở trên nhé, thành công sớm sẽ mỉm cười với bạn.
Mỗi ngày, dù bạn đang là nhân viên hay lãnh đạo, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò một người làm việc có tâm, có tầm. Bạn hày là người biết lắng nghe, biết quan tam, trò chuyện, biết ra quyết định quyết đoán thì dù bạn có là một nhân viên hay một “ông sếp”, chắc chắn bạn luôn sẽ được tín nhiệm, yêu mến. Dehoctot chúc bạn có thêm nhiềm kỹ năng và kinh nghiệm trong giao tiếp nói riêng và trong quản lý lãnh đạo nói chung.
Chúc bạn luôn thành công và thăng tiến!
Trước tôi có đi làm thuê, cái sợ nhất là sếp “nói 1 đằng làm 1 nẻo”.Lãnh đạo rất cần những kỹ năng này