Chinh phục 10 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Tất cả chúng ta sinh ra trên cuộc đời này đều có một thứ giống nhau là thời gian 24h mỗi ngày, nhưng tại sao có những người họ thành công giàu có, tại sao có những người luôn gặp khó khăn bế tắc trong nghèo khó?

Sự thật là hầu hết mọi người chưa sử dụng thời gian một cách hiệu quả, Họ quản lý chưa khoa học, và đang lãng phí quá nhiều thời gian vào những việc không hướng đến mục tiêu hoặc không có thời gian cho người thân, gia đình bạn bè.

Một số người có rất nhiều tiền nhưng lại không có thời gian để hưởng thụ cuộc sống, không có thời gian dành cho con cái, cha mẹ. Có rất nhiều người “không có thời gian” quan tâm đến gia đình khiến cho hạnh phúc của họ bị đổ vỡ.

Vì vậy việc quản lí thời gian hiệu quả là một vấn đề vô cùng quan trọng để giúp bạn có thể thành công trọn vẹn trong công việc và cuộc sống. Dưới đây Dehoctot chia sẻ 10 kỹ năng giúp bạn quản lí thời gian hiệu quả.

10 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu rõ ràng

Việc xác định được mục tiêu rõ ràng là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí. Vì rằng đi sai đường (xác định sai mục tiêu) thì có chạy cũng không đến được đến nơi.

Vì vậy, trước tiên bạn hãy xác định cho mình các mục tiêu thật chi tiết về các vấn đề cơ bản của bản thân như sức khoẻ, học tập, tài chính, lối sống, gia đình… sau đó hãy bắt tay vào lên kế hoạch và hành động cụ thể nhé.

Tham khảo thêm Kỹ năng xác định mục tiêu

Xây dựng kế hoạch và liệt kê những công việc cần phải làm

Bước này thường không được làm ngay trong quá trình xây dựng mục tiêu do người thiết lập thường quá quan tâm tới “đầu ra” mà quên lập kế hoạch cho tất cả các bước trên đường đi. Hãy viết ra từng bước đi một, bạn sẽ biết được mình đang đi tới đâu và thấy được cả quá trình đi tới mục tiêu cuối cùng. Đây là ghi chú cực kì quan trọng nếu mục tiêu của bạn lâu dài.

Tiếp theo, liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong năm, trong tháng, trong tuần và trong ngày… Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, biết làm cái gì trước, cái gì sau. Như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

Kinh nghiệm đó là bạn nên ghi chú ra những công việc đó, trên lịch bàn, trên chiếc smart phone mà bạn thường xuyên sử dụng hoặc dùng các ứng dụng ghi chú chuyên nghiệp trên máy tính. Có rất nhiều người đang dùng OneNote, một sứng dụng miễn phí và tiện lợi của Microsoft, các bạn có thể tham khảo thêm ở đây

Hãy giành thời gian vào việc quan trọng

Kết quả một cuộc nghiên cứu ở Mỹ cho thấy, mỗi người có thu nhập trung bình bỏ ra 30 giờ để xem tivi. Còn những nhà triệu phú thì bỏ ra khoảng 2 giờ một tuần. Sự khác biệt chính là những người thành công đã và đang sử dụng thời gian của mình vào những công việc có ích, chứ không phải cho việc giải trí đơn thuần.

Adam Khoo, tác giả cuốn sách bán chạy nhất Singapore “Tôi tài giỏi bạn cũng thế” đã đưa ra một vài nguyên nhân giải thích tại sao người ta hay phí phạm thời gian. Ông chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm:

• Những việc cấp thiết nhưng không quan trọng
• Những việc quan trọng nhưng không cấp thiết
• Những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và
• Những việc không cấp thiết cũng không quan trọng.

Ông cho biết là nhiều người sử dụng quá nhiều thời gian của mình cho những việc cấp thiết nhưng không quan trọng đến mức họ cảm thấy chán nản và bỏ cuộc. Tiếp đến, họ có thể bắt đầu dùng thời gian vào những việc vô bổ như xem tivi, chơi game và nhiều việc tốn thời gian khác.

Để có có thể quản lý hiệu quả thời gian, bạn hãy xây dựng và thực hiện theo một kế hoạch bao gồm thứ tự ưu tiên những công việc như: làm bài tập, bài kiểm tra, nộp đề án, hay phát huy một khả năng nào đó, theo đuổi một sở thích, tập thể dục, đọc những cuốn sách hay… nhưng nhất thiết phải hướng đến mục tiêu ở trên. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

Học cách nói “không”

Đây là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama, Bill Gates… sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác 24h trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách từ chối với những điều không quan trọng bạ sẽ ngập đầu với những dự án và công việc mà không mang lại hiểu quả. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án, mục tiêu quan trọng của bản thân bạn. Tâp trung thời gian vào những việc quan trong công việc sẽ giúp bạn thành công.

Bạn có thể tham khảo Kinh nghiệm nói “không” để có thêm kỹ năng từ chối khéo léo nhé.

Xác định thời gian cụ thể cho công việc

Để tiết kiệm và quản lý thời gian hiệu quả nhất, bạn hãy tính toán thời gian cụ thể cho từng công việc như: xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và thời gian dự trữ phát sinh để dự trù tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không bị áp lực với deadline hay lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

Tập trung

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

Có câu “Một phút hăng say còn hơn một ngày chiếu lệ” để bạn thấy rằng làm việc gì cũng cần đam mê và tập trung cao độ nhất chứ không nhất thiết là phải dành thật nhiều thời gian để làm, mà hãy làm sao cho hiệu quả cao nhất.

Tổng kết lại công việc

Sau khi kết thúc một ngày làm việc, cuối ngày bạn nên tổng kết lại xem công việc trong ngày bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác. Đặc biệt là cần đối chiếu với kế hoạch và mục tiêu ban đầu xem những việc mình đã làm đạt được những chặng đường nào, và bước đi tiếp theo là gì để tiếp tục theo đuôi mục tiêu.

Tính kỹ luật và thói quen

Kỷ luật tốt luôn là yếu tố quyết định thành công. Trong quản lý thời gian, bạn cũng phải tập cho mình tính kỹ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.

Sắp xếp tài liệu và nơi làm việc khoa học

Việc sắp sếp tài liệu, đặc biệt là dữ liệu trên máy tính là hết sức quan trọng. Có những người lưu những file tài liệu trong chính máy của mình nhưng lục tìm hết các ổ địa hàng giờ mà vẫn chưa thấy đâu chỉ vì sắp xếp không khoa học. Tương tự như vậy là nơi làm việc. Nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Học cách buông bỏ để thành công

Con đam mê gì nhất, điều gì khiến cho con trăn trở nhất, điều gì khiến con có thể sống chết với nó, không quản khó khăn? Lúc đó con sẽ là người thành công, con trai ạ. Bài học về sự thành công mà người người cha răn dạy con.

Cũng như con, tuy con rất giỏi, rất nhiều tài, làm được rất nhiều việc nhưng vẫn giống như những người khác vì con thiếu tập trung, bị phân tán năng lượng và thời gian vào quá nhiều thứ. Con cần phải xác định mình sẽ trở thành người như thế nào trong 5 năm tới. Con đam mê gì nhất, điều gì khiến cho con trăn trở nhất, điều gì khiến con có thể sống chết với nó, không quản khó khăn? Lúc đó con sẽ là người thành công, con trai ạ.

Lúc này, người con đã hiểu ra vấn đề. Anh khóc rồi quỳ xuống hôn vào tay người cha và cảm ơn ông về câu chuyện đã giúp anh nhìn nhận cuộc đời tốt hơn.

Cuộc sống có rất nhiều sự lựa chọn, có rất nhiều cơ hội và con người không ai muốn từ bỏ điều tốt nào, nhưng “một nghề cho chín còn hơn chín nghề”, hãy học cách tập trung, học cách buông bỏ những thứ không đáng, bạn sẽ tìm thấy thành công mình thực sự cần.

Lời kết

Như vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, trước hết bạn cần xác định mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, sau đó liệt kê những công việc cần phải làm và dành thời gian ưu tiên cho những việc quan trọng. Đặc biệt, bạn cũng cần thường xuyên rèn luyện cho mình tính kỷ luật và thói quen tiết kiệm thời gian, hãy học cách nói không và học cách buông bỏ để thành công hơn.